Gepäck für Geschäftsreisende

Geschäftsreisen sind nicht nur eine Domäne von Geschäftsleuten, sondern auch vieler anderer Berufsgruppen. Dienstreisen betreffen unter anderem Soldaten, IT-Spezialisten, Piloten und Flugbegleiter, Blogger, Übersetzer oder Au-pairs, also Personen, die sich um Kinder kümmern. W diesem Artikel geben wir Tipps, wie Sie die Art des Geschäftsgepäcks an die Besonderheiten Ihrer Dienstreise anpassen können. Außerdem zeigen wir Ihnen, worauf Sie achten sollten, um stressige Komplikationen während und nach der Reise zu vermeiden.

Geschäftsreise – was ist das und wie unterscheidet sie sich von einer Dienstreise?

Gemäß Artikel 775 § 1 des Gesetzes vom 26. Juni 1974 (Arbeitsgesetzbuch) ist eine Dienstreise jede kurzfristige Reise, bei der auf Anweisung des Arbeitgebers eine bestimmte dienstliche Aufgabe außerhalb des Ortes ausgeführt wird , an dem sich der ständige Arbeitsort des Arbeitnehmers oder der Sitz des Arbeitgebers befindet. Eine Entsendung hingegen erstreckt sich in der Regel über einen längeren Zeitraum, und ihr Zielort muss nicht mit dem Firmensitz verbunden sein. Viele Menschen verbinden eine solche Reise mit einer Gelegenheit zu gesellschaftlichen Aktivitäten, die auf Kosten des Unternehmens abgerechnet werden. Eine solche Denkweise kann Ihre persönlichen Finanzen erheblich belasten! 

W Rahmen einer Dienstreise können Sie lediglich die Auszahlung folgender Beträge beantragen:

• Diäten, die mit erhöhten Verpflegungskosten verbunden sind

•  Rückerstattung der Kosten für Fahrten zwischen Städten sowie innerhalb von Ortschaften

• Übernachtungen im Hotel oder Hostel

• sonstige nachgewiesene Ausgaben, die vom Arbeitgeber als notwendig eingestuft wurden

Um zu vermeiden, dass Ihr Privatkonto während einer Dienstreise oder Geschäftsreise mit hohen Beträgen belastet wird, raten wir Ihnen, unnötige Ausgaben zu vermeiden. Stattdessen empfehlen wir Ihnen, die Möglichkeit zu nutzen, bei einem Meeting, einer Schulung oder einer Dienstkonferenz zu Mittag oder zu Abend zu essen. Um Geld zu sparen, lohnt es sich auch, auf Dienstreisen entsprechend gepacktes Gepäck mitzunehmen. Wie wählt man das richtige Gepäck für die Art der Reise oder Dienstreise aus? Die Antwort finden Sie unten! 

Koffer, Rucksack oder Tasche – welches Gepäck eignet sich am besten für eine Geschäftsreise?

Den Titel der führenden Expertin für Geschäftsreisen verleihen wir einstimmig dem Koffer! Auf Geschäftsreisen bewährt sich besonders ein Koffer mit repräsentativem Aussehen, z. B. mit eleganten Einsätzen, Schlössern oder einem dekorativen Logo auf der Vorderseite. Das professionelle Erscheinungsbild eines Mitarbeiters auf Reisen unterstreicht auch ein Koffer in einer eleganten Farbe: Weiß, Beige oder vertrauenserweckendem Marineblau. Der modernen Geschäftsfrau verleiht zudem ein Koffer in einem kräftigen Gold-, Silber-, Rosa- oder Rot – Symbolen für Durchsetzungskraft, Entschlossenheit und Mut – zusätzliches Selbstbewusstsein.

Welche Koffer sind am strapazierfähigsten? 

Auf Geschäftsreisen schützt ein Hartschalenkoffer Ihre elektronische Ausrüstung zuverlässig. Die Geheimwaffe gegen Beschädigungen bei ausgewählten Wings-Koffern ist das Gehäuse aus Polypropylen. Dank ihm sind die Business-Koffer widerstandsfähig gegen Feuchtigkeit, hohe Temperaturen, Beulen und sogar Schnitte. Kann Polypropylen brechen? Ausgeschlossen! Dank seiner außergewöhnlichen Elastizität verformt sich Polypropylen unter starkem Druck nur leicht und kehrt nach kurzer Zeit wieder in seine ursprüngliche Form zurück. W überstehen die harten und elastischen Polypropylen-Koffer auf Rollen den Gepäcktransfer durch das Flughafenpersonal oder einen mehrstündigen Flug im Frachtraum zusammen mit anderem Gepäck unbeschadet. 

Eine gute Wahl bei der Planung einer Geschäftsreise ist auch ein Rollkoffer aus hartem ABS+ (Acrylnitril-Butadien-Styrol-Copolymer). Dieses Material ist besonders widerstandsfähig gegen Stöße, Nässe, UV-Strahlung und Beulen, die bei besonders starkem Druck entstehen. Robuste Reisekoffer aus ABS+ für Flugreisen eignen sich sowohl für elegante Geschäftsreisen als auch für abenteuerliche Incentive-Reisen – etwa als Belohnungsreise für den besten Mitarbeiter oder als Teambuilding-Reise für ein gut zusammenarbeitendes Team. Das Ranking der besten Business-Koffer schließen Koffer aus Codura und Polycarbonat ab. Wie unterscheiden sich die genannten Materialien voneinander und welches Material man für einen Koffer wählen sollte? Das erfahren Sie in einem anderen Artikel in unserem Blog. 

Woran erkenne ich, dass ein Koffer für eine Geschäftsreise geeignet ist?

Ein guter Business-Koffer sollte über ein separates, gepolstertes Fach verfügen, in das ein Laptop oder ein Dienst-Notebook mit einer Bildschirmdiagonale von beispielsweise 13, 14, 15 oder 17 Zoll passt. Ein zusätzlicher Vorteil ist ein Fach für Dokumente im A4-Format sowie ein Organizer für Wertsachen, Mobiltelefon, Stifte, Visitenkarten und anderes Geschäftszubehör. Damit der Transport des Koffers keine Schwierigkeiten bereitet, empfehlen wir für Geschäftsreisen einen Koffer mit stabilen Rollen und einem Teleskopgriff. Ein solches Modell lässt sich bequem neben sich herziehen, ohne dass man das geschäftliche Telefongespräch unterbrechen muss. Damit der Koffer keine Belastung darstellt, sollte er zudem eine ausgewogene Größe haben. W eine kurze, 2- bis 3-tägige Geschäftsreise empfehlen wir,einen Handgepäckkoffer mit einem Fassungsvermögen von 18 oder 20 Litern mitzunehmen .

Welche Rucksäcke eignen sich am besten für Geschäftsreisen?

Auf einer Auslandsdienstreise wird jeder Geschäftsmann den Komfort zu schätzen wissen, den ein eleganter Reiserucksack mit robusten, verstellbaren Schultergurten bietet. Bevor Sie sich für einen Business-Rucksack entscheiden, vergewissern Sie sich, dass das ausgewählte Modell über ein gepolstertes Laptopfach verfügt. Ein solches Fach ist speziell gepolstert, um Ihren Dienstlaptop vor möglichen Beschädigungen zu schützen. Kleinere Accessoires können Sie sicher in den Fächern mit integriertem Ordnungssystem transportieren.

Um die wichtigsten Dinge bequem unterzubringen, wählen Sie einen Business-Rucksack, z. B. mit einem Fassungsvermögen von 30 oder 35 Litern. Dies entspricht der Größe des kostenlosen Handgepäcks, das unter anderem von den Fluggesellschaften Ryanair, WizzAir, easyJet oder Norwegian akzeptiert wird. Eine weitere Erleichterung auf Geschäftsreisen ist ein Rucksack mit USB-Anschluss, über den Sie Ihr Dienst-Smartphone oder -Tablet jederzeit aufladen können. Außerdem sollte ein Business-Rucksack aus strapazierfähigen, wasserfesten Materialien oder aus einem wasserabweisenden Stoff bestehen, der Wasserpartikel abweist. Unter den Business-Rucksäcken für Damen und Herren erfreuen sich Rucksäcke aus Naturleder, in matter oder hochglänzender Lackierung, besonderer Beliebtheit.

Business-Taschen für Damen und Herren

Eine Business-Tasche wird mit einem professionellen Erscheinungsbild assoziiert. Aufgrund der Vielfalt an Formen und Ausführungen ist sie ein modisches und elegantes Gepäckstück für Geschäftsleute und berufstätige Frauen, die gerne mit Mode spielen und Designlösungen schätzen. Einen besonders geschäftsmäßigen Charakter hat eine Business-Tasche aus Leder: Rinds-, Ochsen- oder Kalbsleder, das sich durch eine außergewöhnliche Weichheit auszeichnet.  

Für eine kurze Dienstreise, z. B. zwei Tage, reicht sogar eine Wochenendtasche mit den Maßen ca. 50 x 30 x 25 cm oder 60x40x30 cm. Das ist eine praktische Lösung, wenn du für die Reise nur zwei oder drei elegante Outfits sowie ein paar Freizeitoutfits für unterwegs benötigst. Für eine einwöchige Dienstreise empfiehlt es sich, eine größere Tasche oder ein Set Reisetaschen auf Rollen. W einer davon können wir persönliche Gegenstände verstauen, in der anderen die Arbeitsausrüstung. Genau wie bei einem Koffer und einem Rucksack sollte eine Business-Tasche über eine zusätzliche Verstärkung oder ein Dämpfungssystem verfügen, das den Schutz elektronischer Geräte erhöht. Wenn Sie vorhaben, schweres Equipment über einen längeren Zeitraum darin zu transportieren, sollte die Business-Tasche über einen bequemen Trageriemen verfügen, damit man sie über der Schulter oder in der Hand tragen kann. Eine gute Lösung ist auch eine Business-Tasche auf Rollen, die man wie einen Koffer ziehen und bei Bedarf dank der seitlichen Griffe über der Schulter oder in der Hand tragen kann. 

Aktentasche – die perfekte Ergänzung zu Ihrem Koffer oder Ihrer Reisetasche

Eine besondere Art von Gepäck ist die von Geschäftsleuten gerne getragene Aktentasche. Es handelt sich um eine feste Tasche, die zur Aufbewahrung von Akten und Dokumenten im A4-Format dient. Eine Aktentasche aus Leder oder Lederimitat verleiht ihrer Besitzerin oder ihrem Besitzer einen Hauch von Eleganz. Neben Dokumenten finden darin auch Reisepass, Personalausweis, Notizbuch, Tablet oder Diensthandy Platz. Aufgrund ihrer geringen Größe gilt die Aktentasche nicht als eigenständiges Gepäckstück. Dennoch kann sie eine hervorragende Ergänzung zu einem eleganten Handgepäckkoffer, einer Reisetasche oder einem Business-Rucksack sein. 

Was sollten Sie auf eine Geschäftsreise oder Dienstreise mitnehmen?

Weißt du schon, worin du deine Arbeitsutensilien und Business-Outfits transportieren willst? Dann ist es Zeit, die Art von Gepäck auszuwählen, in das du sie packen wirst. Die Liste der Dinge, die du auf einer Geschäftsreise benötigst, kann unter anderem je nach Art der Geschäftsreise und deinen persönlichen Vorlieben variieren. Achte bei der Erstellung deiner Checkliste auch auf die Art des Geschäftsaufenthalts. Überlege dir, welche Ausrüstung du für ein Kundengespräch, bei der Präsentation eines Unternehmens, auf einer Feier zur Unterzeichnung eines wichtigen Vertrags oder zum Abschluss einer Zusammenarbeit mit einem wichtigen Geschäftspartner benötigst. Überprüfen Sie abschließend, welche klimatischen Bedingungen an Ihrem Reiseziel herrschen. Für diesen Artikel haben wir eine universelle Liste mit Dingen erstellt, die Sie auf einer Geschäftsreise benötigen.  

Packen Sie für Ihre Geschäftsreise Folgendes ein:

1. Reisedokumente – Reisepass oder Personalausweis, Flugtickets, Hotelreservierungen, Bordkarte, Visitenkarten, Mitarbeiterausweis

2. Elektronik – Laptop oder Tablet, Ladegeräte für elektronische Geräte, Mobiltelefon, Kopfhörer, Steckdosenadapter

3. Kleidung – Anzug und Hemd oder elegante Bluse. Wie wie man ein Hemd ordentlich im Koffer verstaut, haben wir einen separaten Artikel geschrieben

4. Accessoires – Ergänzungen zum Business-Outfit wie Schmuck, Krawatten oder Halstücher sowie Schuhe: Stiefel, Derbys, Oxfords, Monks (für Herren) oder High Heels und zarte Pumps (für Damen)

5. Hygieneartikel und grundlegende Medikamente – Körperpflegeprodukte wie Zahnbürste, Zahnpasta, Deodorant, Schmerzmittel, fiebersenkende Mittel, Pflaster, Tabletten gegen Reisekrankheit 

6. Arbeitsausrüstung – Laptop oder Tablet, Handy, Kugelschreiber sowie Notizbuch mit den notwendigen Adressen und Kontaktnummern 

7. Präsentationsmaterial – USB-Stick mit Präsentationen und anderen visuellen Werbematerialien, Diktiergerät zur Aufzeichnung Ihrer Rede

8. Reisekosmetik – Miniaturverpackungen von Kosmetikprodukten wie Shampoo, Duschgel, Zahnpasta, Reisegröße Parfüm

Wie packt man all das ordentlich in einen Koffer oder eine Reisetasche? Um das herauszufinden, werfen Sie einen Blick auf den Blogbeitrag, den das Team von WINGS vorbereitet hat!

Vorteile der Verwendung von Bargeld und eines Fremdwährungskontos auf Dienstreisen 

W einer Geschäftsreise ist auch eine Kredit- oder Debitkarte nützlich. W den Fall unerwarteter Situationen – wie zum Beispiel eines Ausfalls des Zahlungsterminals in einem Restaurant oder Hotel oder des Ablaufs der Gültigkeit der Karte – lohnt es sich, Bargeld in der Landeswährung dabei zu haben. Aus Sicherheitsgründen bewahrst du es am besten in einem separaten, diebstahlsicheren Etui auf. Das vorbereitete Bargeld hat noch einen weiteren Vorteil: Wenn Sie einen Teil des Geldes im Voraus abheben, vermeiden Sie die Abzug von Gebühren für die Währungsumrechnung. Viele Geschäftsleute nutzen auf Geschäftsreisen auch ein Fremdwährungskonto, das kostenlose Abhebungen in Filialen ausgewählter Banken und an Geldautomaten bestimmter Netzwerke ermöglicht. Die Nutzung dieser Konten ist absolut sicher und günstiger als die Nutzung von Geldautomaten lokaler Banken. 

Vorsicht ist besser als Nachsicht!

Ein wichtiger Bestandteil einer Geschäftsreise ist auch eine angemessene Versicherung. Besprechen Sie vor der Abreise mit Ihrem Arbeitgeber, welche Art von Versicherungspolice eventuelle Behandlungskosten infolge von Unfällen abdeckt. Auch Ihr Gepäck kann durch eine spezielle Versicherung abgesichert werden. Das ist äußerst wichtig: Die Wahl der richtigen finanziellen Absicherung kann die Sicherheit und den Komfort Ihrer Geschäftsreise erheblich beeinflussen! 

Gepäck für Geschäftsreisen – Zusammenfassung

Unabhängig von der Art Ihrer Tätigkeit und der Dauer Ihrer Reise sollte Ihr Geschäftsgepäck nicht nur praktisch, sondern auch repräsentativ sein. Durch die Wahl klassischer Farben und Designs für Ihren Business-Koffer, Ihre Tasche oder Ihren Rucksack vermeiden Sie den Eindruck von mangelnder Professionalität oder einer Reise zu Erholungszwecken. Wir hoffen, dass Ihnen unsere Tipps dabei helfen, elegantes Reisegepäck zu finden, das Ihrer beruflichen Position sowie den Umständen Ihrer Dienstreise oder Geschäftsreise angemessen ist. 

Elon Musk – Multimillionär, Gründer und Mitbegründer der Unternehmen PayPal, SpaceX, Tesla, Neuralink und The Boring Company – pflegte zu sagen: „Überlege dir, wie du alles besser machen kannst, und verbessere dich selbst.“ Wir hoffen, dass der von uns verfasste Artikel dir dabei hilft, neue berufliche Kompetenzen zu erwerben, und dass Geschäftsreisen sich von einer ungeliebten Pflicht in eine spannende Herausforderung verwandeln, die dir eine Vielzahl neuer Möglichkeiten eröffnet.