Bagage voor zakenreizigers

Zakenreizen zijn niet alleen voorbehouden aan zakenmensen, maar ook aan vele andere beroepsgroepen. Zakelijke reizen hebben onder andere betrekking op militairen, IT-specialisten, piloten en stewardessen, bloggers, vertalers of au pairs, dat wil zeggen mensen die voor kinderen zorgen. W dit artikel geven we advies over hoe u het type zakelijke bagage kunt afstemmen op de specifieke kenmerken van de dienstreis. We geven ook tips over waar u op moet letten om stressvolle complicaties tijdens en na de reis te voorkomen.

Zakenreis – wat is dat en waarin verschilt het van een dienstreis?

Volgens artikel 775 § 1 van de wet van 26 juni 1974 van het Arbeidswetboek is een dienstreis elke korte reis waarbij op bevel van de werkgever een specifieke dienstaak wordt uitgevoerd buiten de plaats waar de vaste werkplek van de werknemer zich bevindt of waar de werkgever is gevestigd. Een detachering daarentegen duurt meestal langer en de bestemming hoeft niet gerelateerd te zijn aan de vestigingsplaats van het bedrijf. Veel mensen zien een dergelijke reis als een gelegenheid voor sociale activiteiten, die ten laste van het bedrijf komen. Een dergelijke manier van denken kan uw persoonlijke financiën aanzienlijk uitdunnen! 

W het kader van een zakenreis kunt u alleen een vergoeding aanvragen voor:

• diëten, in verband met hogere kosten voor maaltijden

•  terugbetaling van geld voor interstedelijke ritten en ritten binnen de gemeente

• overnachtingen in een hotel of hostel

• andere gedocumenteerde uitgaven die door de werkgever als noodzakelijk zijn aangemerkt

Om te voorkomen dat uw persoonlijke rekening met hoge bedragen wordt belast, raden wij u aan om tijdens een dienstreis of zakenreis geen onnodige uitgaven te doen. In plaats daarvan raden wij aan om gebruik te maken van de mogelijkheid om te lunchen of te dineren tijdens een vergadering, training of zakelijke conferentie. Om geld te besparen, is het ook de moeite waard om goed samengestelde bagage mee te nemen op een zakenreis. Hoe kiest u deze afgestemd op de aard van de reis of dienstreis? Het antwoord vindt u hieronder! 

Koffer, rugzak of tas – welke bagage is geschikt voor een zakenreis?

De titel van topspecialist voor zakenreizen kennen we unaniem toe aan de koffer! Tijdens een zakenreis komt vooral een koffer met een representatieve uitstraling goed van pas, bijvoorbeeld met elegante details, sloten of een decoratief logo op de voorkant. Het professionele imago van een medewerker op reis wordt ook benadrukt door een koffer in een elegante kleur: wit, beige of het vertrouwen wekkende marineblauw. Een moderne zakenvrouw krijgt bovendien extra zelfvertrouwen door een koffer in een uitgesproken tint goud, zilver, roze of rood – symbolen van assertiviteit, vastberadenheid en moed.

Welke koffers zijn het meest duurzaam? 

Tijdens een zakenreis beschermt een koffer met harde behuizing uw elektronische apparatuur op effectieve wijze. Het geheime wapen tegen beschadigingen in bepaalde Wings-koffers is de behuizing van polypropyleen. Hierdoor zijn de zakelijke koffers bestand tegen vocht, hoge temperaturen, deuken en zelfs scheuren. Breekt polypropyleen? Absoluut niet! Dankzij de uitzonderlijke elasticiteit vervormt polypropyleen onder grote druk slechts licht, waarna het na korte tijd weer zijn oorspronkelijke vorm aanneemt. W doorstaan de harde en elastische polypropyleen koffers op wieltjes ongeschonden het vervoer van de bagage door het luchthavenpersoneel of een vlucht van enkele uren in het bagageruim tussen andere bagagestukken. 

Een goede keuze bij het plannen van een zakenreis is ook een rolkoffer van hard ABS+ (acrylonitril-butadieen-styreen-copolymeer). Dit materiaal is uitzonderlijk bestand tegen stoten, doorweking, UV-straling en deuken die ontstaan bij bijzonder sterke druk. Stevige ABS+-reiskoffers voor in het vliegtuig zijn geschikt voor zowel een elegante zakenreis als voor een avontuurlijke incentive-reis – een motivatiereis voor de beste medewerker of een teambuildingreis voor een samenwerkend team van medewerkers. De ranglijst van de beste zakelijke koffers wordt afgesloten door koffers van Codura en polycarbonaat. Waarin verschillen deze materialen van elkaar en welk materiaal u voor uw koffer moet kiezen? Dat leest u in een ander artikel op onze blog. 

Hoe weet ik of een koffer geschikt is voor een zakenreis?

Een goede zakenkoffer moet een apart, gevoerd vak hebben waarin een laptop of notebook voor zakelijk gebruik past, bijvoorbeeld met een schermdiagonaal van 13, 14, 15 of 17 inch. Een extra pluspunt is een vak voor A4-documenten en een organizer voor waardevolle spullen, je mobiele telefoon, pennen, visitekaartjes en andere zakelijke spullen. Om het vervoer van de koffer te vergemakkelijken, raden wij aan om voor een zakenreis een koffer te kiezen die op stevige wieltjes staat en is uitgerust met een uitschuifbaar handvat. Een dergelijk model kunt u gemakkelijk naast u voorttrekken, zonder uw zakelijke telefoongesprek te onderbreken. Om ervoor te zorgen dat de koffer geen last is, moet deze ook een uitgebalanceerde grootte hebben. W een korte zakenreis van 2-3 dagen raden we aan om een handbagagekoffer met een inhoud van 18 of 20 liter mee te nemen.

Welke rugzakken zijn het meest geschikt voor een zakenreis?

Tijdens een zakenreis naar het buitenland zal elke zakenman het comfort waarderen dat een elegante reistransporttas met stevige, verstelbare schouderbanden biedt. Voordat u een zakelijke rugzak kiest, moet u ervoor zorgen dat het gekozen model een gevoerd laptopvak heeft. Een dergelijk vak is voorzien van speciale demping die uw zakelijke computer beschermt tegen mogelijke schade. Kleinere accessoires kunt u veilig vervoeren in vakken met een intern opbergsysteem.

Om gemakkelijk de meest noodzakelijke spullen mee te nemen, kies je een zakelijke rugzak met bijvoorbeeld een inhoud van 30 of 35 liter. Dit is de grootte van gratis handbagage die onder andere door luchtvaartmaatschappijen als Ryanair, WizzAir, easyJet en Norwegian wordt geaccepteerd. Een extra gemak tijdens een zakenreis is ook een rugzak met een USB-aansluiting, zodat je op elk moment je zakelijke smartphone of tablet kunt opladen. Bovendien moet een zakelijke rugzak gemaakt zijn van stevige, waterdichte materialen of van stof met waterafstotende eigenschappen, die waterdeeltjes afstoot. Onder de zakelijke rugzakken voor dames en heren zijn rugzakken van natuurlijk leer, met een matte of hoogglanzende afwerking, bijzonder populair.

Zakelijke tassen voor dames en heren

Een zakelijke tas wordt geassocieerd met een professionele uitstraling. Dankzij de verscheidenheid aan vormen en afwerkingen is dit modieuze en elegante bagage voor zakenmensen en carrièrevrouwen die graag met mode spelen en designoplossingen waarderen. Een zakelijke tas van leer – rund-, ossen- of kalfsleer – met een uitzonderlijke zachtheid heeft een bijzonder zakelijk karakter.  

Voor een korte zakenreis, bijvoorbeeld van twee dagen, volstaat zelfs weekendtas met afmetingen van ongeveer 50x30x25 cm of 60x40x30 cm. Dit is een praktische oplossing wanneer je voor je reis slechts twee of drie elegante outfits en een paar casual outfits nodig hebt voor onderweg. Voor een zakenreis van een week is het de moeite waard om een grotere tas of een set reistassen op wieltjes. W de ene kun je je persoonlijke spullen kwijt, en in de andere je zakelijke spullen. Net als bij een koffer en een rugzak moet een zakelijke tas extra versteviging of een schokdempingssysteem hebben, zodat je elektronische apparatuur beter beschermd is. Als je van plan bent om er langere tijd zware spullen in mee te nemen, moet de zakelijke tas een comfortabele riem hebben om hem over de schouder of in de hand te dragen. Een goede oplossing is ook een zakelijke tas op wieltjes, die je als een koffer kunt voorttrekken en, indien nodig, dankzij de handgrepen aan de zijkant over de schouder of in de hand kunt dragen. 

Aktetas - een perfecte aanvulling op uw koffer of reistas

Een apart type bagage is de aktetas, die graag door zakenmensen wordt gedragen. Dit is een stevige tas, bedoeld voor het opbergen van dossiers en documenten in A4-formaat. Een aktetas van leer of kunstleer geeft de eigenaar extra klasse. Naast documenten past er ook een paspoort, identiteitskaart, notitieboekje, tablet of zakelijke telefoon in. Vanwege het kleine formaat wordt de aktetas niet als zelfstandige bagage beschouwd. Desondanks kan het een geweldige aanvulling zijn op een elegante handbagagekoffer, reistas of zakelijke rugzak. 

Wat moet u meenemen op een zakenreis of dienstreis?

Weet u al waarin u uw zakelijke spullen en outfits wilt vervoeren? Dan is het tijd om het type bagage te kiezen waarin u deze gaat inpakken. De lijst met benodigdheden voor een zakenreis kan onder andere variëren afhankelijk van de aard van de zakenreis en uw persoonlijke voorkeuren. Let bij het samenstellen van je checklist ook op de aard van je zakenreis. Bedenk welke spullen je nodig hebt voor een afspraak met een klant, tijdens een bedrijfspresentatie, op een evenement ter gelegenheid van de ondertekening van een belangrijk contract of het aangaan van een samenwerking met een belangrijke zakenpartner. Controleer ten slotte welke weersomstandigheden er heersen op de plaats waar u naartoe reist. Voor dit artikel hebben we een universele lijst samengesteld met spullen die u nodig heeft tijdens een zakenreis.  

Pak voor je zakenreis het volgende in:

1. Reisdocumenten - paspoort of identiteitskaart, vliegtickets, hotelreserveringen, instapkaart, visitekaartjes, personeelskaart

2. Elektronische apparatuur - laptop of tablet, opladers voor elektronische apparaten, mobiele telefoon, koptelefoon, stekkeradapters

3. Kleding - een pak en een overhemd of een elegante blouse. Hierover, hoe je een overhemd netjes in een koffer opvouwt, hebben we een apart artikel geschreven

4. Accessoires – aanvullingen op de zakelijke outfit, zoals sieraden, stropdassen of sjaals, en schoenen: rijlaarzen, derbys, oxfords, monks (voor mannen) of stiletto's of delicate pumps (voor vrouwen)

5. Hygiëneproducten en basisgeneesmiddelen - cosmetica voor persoonlijke hygiëne, zoals tandenborstels, tandpasta, deodorant, pijnstillers, koortsverlagers, pleisters en tabletten tegen reisziekte 

6. Werkbenodigdheden - laptop of tablet, telefoon, pen en notitieboekje met de nodige adressen en contactgegevens 

7. Presentatiemateriaal - USB-stick met presentaties en ander visueel promotiemateriaal, een dictafoon om uw toespraak op te nemen

8. Reiscosmetica - miniatuurverpakkingen van cosmetica, zoals shampoo, douchegel, tandpasta en reisformaat parfumflesjes

Hoe pak je dit allemaal netjes in een koffer of reistas? Neem een kijkje in de blogpost die het team van wings24 heeft samengesteld om daarachter te komen!

Voordelen van het gebruik van contant geld en een valutarekening tijdens een zakenreis 

W een zakenreis is het ook handig om een creditcard of betaalkaart bij je te hebben. W het geval er iets onverwachts gebeurt – zoals een storing van de betaalterminal in een restaurant of hotel, of als je kaart niet meer geldig is – is het verstandig om contant geld in de lokale valuta bij je te hebben. Voor de veiligheid kun je dit het beste in een apart, diefstalbestendig etui bewaren. Contant geld heeft nog een voordeel: door een deel van het geld van tevoren op te nemen, vermijdt u de commissiekosten die bij het omwisselen van valuta worden berekend. Veel zakenmensen maken tijdens een zakenreis ook gebruik van een valutarekening, waarmee ze gratis geld kunnen opnemen bij filialen van bepaalde banken en bij geldautomaten van bepaalde netwerken. Het gebruik hiervan is volkomen veilig en goedkoper dan het gebruik van geldautomaten van lokale banken. 

Voorkomen is beter dan genezen!

Een belangrijk onderdeel van een zakenreis is ook een passende verzekering. Overleg voor vertrek met uw werkgever over het soort verzekering dat eventuele medische kosten als gevolg van ongevallen dekt. Ook uw bagage kan onder een speciale verzekering vallen. Dit is uiterst belangrijk: de keuze van de juiste financiële dekking kan een aanzienlijke invloed hebben op de veiligheid en het comfort van uw zakenreis! 

Bagage voor zakenreizen - overzicht

Ongeacht de aard van uw werk en de duur van uw reis, moet zakelijke bagage niet alleen praktisch zijn, maar ook representatief. Door te kiezen voor klassieke kleuren en ontwerpen voor uw zakelijke koffer, tas of rugzak, voorkomt u de indruk van een gebrek aan professionaliteit of dat het lijkt alsof u op vakantie gaat. We hopen dat onze tips u helpen bij het kiezen van elegante bagage die past bij uw functie en de omstandigheden van uw dienstreis of zakenreis. 

Elon Musk – multimiljonair, oprichter en medeoprichter van PayPal, SpaceX, Tesla, Neuralink en The Boring Company – zei altijd: “Bedenk hoe je alles beter kunt doen en verbeter jezelf.” We hopen dat dit artikel je helpt bij het verwerven van nieuwe professionele vaardigheden en ervoor zorgt dat zakenreizen veranderen van een ongewenste verplichting in een spannende uitdaging die tal van nieuwe mogelijkheden biedt.