Багаж для ділових поїздок

Business tripy є не лише сферою бізнесменів, але й багатьох інших професійних груп. Службові подорожі стосуються, зокрема, військових, фахівців з IT, пілотів і стюардес, блогерів, перекладачів чи au pair, тобто осіб, які доглядають за дітьми. У цій статті ми радимо, як підібрати тип службового багажу до специфіки відрядження. Також підказуємо, про що варто пам’ятати, щоб уникнути стресових ускладнень під час і після подорожі.

Службова подорож - що це і чим вона відрізняється від відрядження?

Відповідно до статті 775 § 1 закону від 26 червня 1974 р. Кодексу праці, службова подорож — це будь-яка короткочасна поїздка, що полягає у виконанні за дорученням роботодавця конкретного службового завдання поза населеним пунктом, у якому розташоване постійне місце роботи працівника або у якому розташована штаб-квартира роботодавця. Натомість відрядження зазвичай охоплює довший час, а його місце призначення не обов’язково має бути пов’язане зі штаб-квартирою компанії. Багато людей сприймають поїздку такого типу як нагоду для світських заходів, що оплачуються коштом компанії. Таке мислення може неабияк спустошити ваші особисті фінанси! 

У межах службової поїздки ви можете розраховувати лише на виплату:

• добових, пов’язаних із підвищеними витратами на харчування

• відшкодування грошей за міжміські поїздки та пересування в межах населеного пункту

• проживання в готелі чи хостелі

• інших підтверджених витрат, визначених роботодавцем як необхідні

З цієї причини, щоб уникнути значного навантаження на особистий рахунок, під час відрядження чи службової подорожі радимо не витрачати гроші без потреби. Натомість рекомендуємо користуватися можливістю пообідати чи повечеряти на діловій зустрічі, навчанні або конференції. Щоб заощадити, у службову подорож варто також узяти з собою належно укомплектований багаж. Як підібрати його до характеру поїздки чи відрядження? Відповідь нижче! 

Валіза, рюкзак чи сумка - який багаж підійде для службової подорожі?

Місце головної фахівчині зі службових подорожей ми одноголосно віддаємо валізі! Під час business trip особливо підійде валіза з презентабельним виглядом, наприклад з елегантними вставками, замками або з декоративним логотипом на фронтальній частині. Професійний імідж працівника в подорожі також підкреслить валіза в елегантному кольорі: білому, бежевому чи темно-синьому, що викликає довіру. Сучасній businesswoman упевненості в собі додасть також валіза в виразному відтінку золота, срібла, рожевого чи червоного — символу наполегливості, рішучості та відваги.

Які валізи найбільш міцні? 

Під час business trip службову електроніку надійно захистить валіза з твердим корпусом. Таємною зброєю проти пошкоджень у вибраних валізах Wings є корпус з поліпропілену. Завдяки йому бізнесові валізи стійкі до вологи, високої температури, вм’ятин і навіть розрізів. Чи тріскає поліпропілен? Виключено! Завдяки винятковій еластичності під дією сильного тиску поліпропілен лише злегка деформується, а потім через короткий час повертається до первісної форми. У результаті тверді й еластичні поліпропіленові валізи на коліщатках без ушкоджень витримають транспортування багажу працівниками аеропорту чи багатогодинний переліт у багажному відсіку разом з іншими речами. 

Добрим вибором під час планування службової поїздки є також валіза на коліщатках із твердого матеріалу ABS+ (акрилонітрил-бутадієн-стирольного кополімеру). Це матеріал, надзвичайно стійкий до ударів, намокання, УФ-випромінювання чи вм’ятин, що виникають під час особливо сильного тиску. Міцні дорожні валізи з ABS+ для літака добре підійдуть як під час елегантної ділової поїздки, так і під час сповненого пригод виїзду типу incentive — мотиваційної подорожі для найкращого працівника або інтеграційної поїздки для команди, що працює злагоджено. Рейтинг найкращих бізнес-валіз завершують валізи з Codury та полікарбонату. Чим відрізняються згадані матеріали і який матеріал валізи обрати? Дізнаєтеся про це з іншої статті на нашому блозі. 

За чим я зрозумію, що валіза підходить для службової подорожі?

Хороша бізнес-валіза повинна мати окреме м’яко підбите відділення, у яке поміститься ноутбук або службовий лэптоп, наприклад із діагоналлю екрана 13, 14, 15 чи 17 дюймів. Додатковою перевагою буде відділення для документів формату A4 та органайзер для коштовностей, мобільного телефону, ручок, візитівок та інших ділових аксесуарів. Щоб транспортування валізи не створювало труднощів, для службової поїздки радимо обрати валізу на міцних коліщатках і з телескопічною ручкою. Модель такого типу зручно котити поруч із собою, не перериваючи службової телефонної розмови. Щоб валіза не була обтяженням, вона має мати також збалансований розмір. У коротку, 2-3-денну службову поїздку радимо взяти кабінну валізу об’ємом 18 чи 20 літрів.

Які рюкзаки найкращі для службової подорожі?

Під час закордонної службової поїздки кожен бізнесмен оцінить зручність, яку дає елегантний дорожній рюкзак на міцних, регульованих лямках. Перед вибором ділового рюкзака переконайтеся, що обрана модель має м’яко підбиту кишеню для ноутбука. Відділення цього типу має спеціальне амортизування, яке захищає службовий комп’ютер від можливих пошкоджень. Менші аксесуари ви безпечно перевезете в кишенях із внутрішньою системою організації простору.

Щоб легко вмістити найпотрібніші речі, оберіть бізнес-рюкзак, наприклад об’ємом 30 чи 35 літрів. Це розмір безплатного ручного багажу, який приймають, зокрема, авіакомпанії Ryanair, WizzAir, easyJet чи Norwegian. Зручністю під час службової подорожі буде також рюкзак із входом для USB-кабелю, завдяки якому ви будь-коли зможете зарядити службовий смартфон чи планшет. Крім того, рюкзак бізнес-типу має бути виготовлений з міцних, водонепроникних матеріалів або з тканини з гідрофобними властивостями, що відштовхують частинки води. Серед жіночих і чоловічих рюкзаків у діловому стилі особливою популярністю користуються рюкзаки з натуральної шкіри, з матовим або лакованим до високого блиску оздобленням.

Чоловіча і жіноча ділова сумка

З професійним виглядом асоціюється ділова сумка. З огляду на різноманітність форм і оздоблень, це модний і елегантний багаж для бізнесменів та активних у професійному житті жінок, які люблять гратися модою і цінують дизайнерські рішення. Діловий характер має особливо службова сумка зі шкіри: яловичої, бичачої чи телячої, з винятковою м’якістю.  

Під час короткого відрядження, наприклад 2-денного, навіть сумки для вікенду розміром приблизно 50x30x25 см або 60x40x30 см буде достатньо. Це практичне рішення, коли у поїздку вам потрібні лише два чи три елегантні образи та комплекти повсякденного одягу на час подорожі. На тижневе відрядження варто взяти більшу сумку або набір дорожніх сумок на коліщатках. В одній із них можна розмістити особисті речі, а в іншій — службове спорядження. Так само, як і у випадку з валізою та рюкзаком, ділова сумка повинна мати додаткове зміцнення або систему амортизації, що підвищує захист електроніки. Якщо ви плануєте носити в ній важке спорядження протягом тривалого часу, ділова сумка повинна мати зручний ремінь для носіння на плечі або в руці. Добрим рішенням є також ділова сумка на коліщатках, яку можна котити як валізу, а за потреби — завдяки бічним ручкам — переносити на плечі або в руці. 

Портфель типу актовка - чудове доповнення до валізи або дорожньої сумки

Окремим типом багажу є охоче використовувана бізнесменами актовка. Це жорстка сумка, призначена для зберігання папок і документів формату A4. Актовка зі шкіри або з матеріалу, що імітує шкіру, додасть класу її власниці або власникові. Окрім документів, у неї помістяться паспорт, посвідчення особи, блокнот, планшет чи службовий телефон. Через невеликі розміри актовка не вважається самостійним багажем. Попри це, вона може бути чудовим доповненням до елегантної кабінної валізи, дорожньої сумки або бізнес-рюкзака. 

Що взяти з собою в службову подорож або відрядження?

Ви вже знаєте, у чому перевозити службову техніку та ділові образи? Час обрати тип багажу, у який ви це складете. Перелік речей, потрібних у службовій подорожі, може різнитися, зокрема, залежно від специфіки business trip та особистих уподобань. Складаючи чекліст, зверніть увагу також на характер службового перебування. Подумайте, яке спорядження вам знадобиться на зустрічі з клієнтом, під час презентації компанії, на заході з нагоди підписання важливого контракту чи укладення співпраці з ключовим контрагентом. Наприкінці перевірте, які кліматичні умови панують у місці, куди ви вирушаєте. Для цієї статті ми створили універсальний список речей, потрібних у службовій подорожі.  

У службовий багаж складіть:

1. Документи для подорожі - паспорт або посвідчення особи, авіаквитки, бронювання готелів, посадковий талон, корпоративні картки, службове посвідчення

2. Електронне обладнання - ноутбук або планшет, зарядні пристрої для електронних гаджетів, мобільний телефон, навушники, адаптери для електричних розеток

3. Одяг - костюм/діловий костюм та сорочку або елегантну блузку. Про те, як акуратно скласти сорочку у валізу, ми написали окрему статтю

4. Аксесуари - доповнення до службового образу, такі як прикраси, краватка чи шарф, а також взуття: типу офіцерських чобіт, дербі, оксфордів, монків (у випадку чоловіків) або човників на підборах чи делікатних туфельок (для жінок)

5. Гігієнічні засоби та базові ліки - засоби особистої гігієни, тобто зубна щітка, паста, дезодорант, знеболювальні, жарознижувальні, упаковка пластирів, таблетки проти заколисування 

6. Робоче приладдя - ноутбук або планшет, телефон, ручка та блокнот із необхідними адресами й контактними номерами 

7. Приладдя для презентації - флешка з презентаціями та інші візуальні рекламні матеріали, диктофон для запису свого виступу

8. Дорожня косметика - мініатюрні упаковки косметики, тобто шампунь, гель для душу, зубна паста, дорожній флакон парфумів

Як акуратно зібрати все це у валізу або дорожню сумку? Щоб дізнатися це, зазирніть до допису в блозі, підготовленого командою wings24!

Переваги користування готівкою та валютним рахунком у відрядженні 

У службовій подорожі вам також знадобиться кредитна або дебетова картка. На випадок несподіваних ситуацій — збою термінала в ресторані чи готелі або завершення дії картки — варто мати при собі готівку в місцевій валюті. З міркувань безпеки найкраще тримати її в окремому антивикрадальному чохлі. Підготовлена готівка має ще одну перевагу — знявши частину грошей заздалегідь, ви уникнете стягнення комісії за конвертацію. Багато бізнесменів і businesswoman під час службової подорожі також користуються валютним рахунком, який дає змогу безплатно знімати гроші у відділеннях вибраних банків і мереж банкоматів. Користування ними цілком безпечне і дешевше, ніж використання банкоматів місцевих банків. 

Обережного Бог береже!

Важливим елементом службової подорожі є також належне страхування. Перед поїздкою узгодьте з роботодавцем тип страхового полісу, який покриватиме можливі витрати на лікування внаслідок нещасних випадків. Спеціальним страхуванням може бути також покритий ваш багаж. Це надзвичайно важливо: вибір належного фінансового захисту може суттєво вплинути на безпеку й комфорт вашої службової поїздки! 

Багаж для службової подорожі - підсумок

Незалежно від характеру виконуваної роботи й тривалості поїздки, діловий багаж має бути не лише практичним, а й презентабельним. Обираючи класичні кольори та візерунки службової валізи, сумки або рюкзака, ви уникнете враження браку професіоналізму чи наміру подорожувати з відпочинковою метою. Сподіваємося, що зібрані нами поради допоможуть вам обрати елегантний багаж, доречний для вашої посади та обставин відрядження чи службової поїздки. 

Елон Маск -  мільярдер, засновник і співзасновник компаній PayPal, SpaceX, Tesla, Neuralink і Boring Company, любить казати: „Думай, як усе зробити краще, і вдосконалюй себе”. Сподіваємося, що підготовлена нами стаття допоможе вам здобувати нові професійні компетенції і зробить так, що службові подорожі з небажаного обов’язку перетворяться на захопливий виклик, який відкриває безліч нових можливостей.